Änderungen des Nachweisgesetzes: Was müssen Sie als Arbeitgeber beachten?

Am 23.06.2022 hat der Deutsche Bundestag den Gesetzentwurf zur Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen verabschiedet, die bis zum 31.07.2022 in nationales Recht umzusetzen ist.

Dies hat vor allem zu einer eheblichen Ausweitung des Kataloges der Nachweispflichten gemäß § 2 des Nachweisgesetzes geführt. Sie müssen Mitarbeitern bei künftigen Einstellungen ab dem 01.08.2022 weit mehr Informationen erteilen und Dokumentationen vornehmen als bisher. Ein Verstoß kann mit einer Geldbuße bis zu 2.000 EUR geahndet werden.

Das neue Nachweisgesetz wird ab dem 01.08.2022 wirksam. Einige der Punkte werden allerdings bereits in Ihren Standardverträgen enthalten sein, sodass es hauptsächlich um eine Anpassung der Verträge bei den ab dem 01.08.2022 einzustellenden Mitarbeitern geht.

Folgende Vertragsbedingungen sind bereits nach bisherigem Recht spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses schriftlich niederzulegen:

• der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
• der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
• bei befristeten Arbeitsverhältnissen: die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
• der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden kann,
• eine kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,
• die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts und deren Fälligkeit,
• die vereinbarte Arbeitszeit,
• die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubes,
• die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses,
• ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden sind.

Der Katalog in § 2 NachwG soll um folgende Punkte erweitert werden:

• die Zusammensetzung sowie die Höhe des Arbeitsentgeltes (einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie andere Bestandteile des Arbeitsentgeltes, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung),
• die Dauer der vereinbarten Probezeit,
• die vereinbarten Ruhepausen und -zeiten; bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen,
• bei Arbeit auf Abruf die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat, die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden, ferner der Zeitrahmen (Referenztage und -stunden), der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat,
• die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,
• dass bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden,
• wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung gegenüber einem Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist.

Die neuen Nachweispflichten gelten automatisch zunächst nur bei Neueinstellungen, die ab dem 01.08.2022 vorgenommen werden. Statt wie bisher nach einem Monat müssen schon am ersten Tag der Arbeitsleistung Angaben zu wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich vorliegen wie Name und Anschrift der Vertragsparteien, Zusammensetzung und Höhe von Lohn und Gehalt sowie Arbeitszeit.

Spätestens sieben Tage nach Arbeitsbeginn sind Angaben über den Beginn des Arbeitsverhältnisses, Dauer der Probezeit, eine etwaige Befristung, Arbeitsort, Leistungsbeschreibung und die Anordnung von Überstunden schriftlich vorzulegen.

Im Übrigen bleibt es bei der Monatsfrist.

Mitarbeiter, die bereits vor dem 01.08.2022 in einem Unternehmen beschäftigt sind, müssen nur dann schriftlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet werden, wenn diese Sie hierzu auffordern. Es gilt dann eine Frist von sieben Tagen. Informationen über den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, die Pflichtfortbildung, das Kündigungsverfahren und geltende Kollektivvereinbarungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden.

Hinweis: Für den Fall, dass Zuschläge, Zulagen, Prämien, Gratifikationen, Gewinnbeteiligungen, Sonderzahlungen oder andere zusätzliche Bestandteile des Arbeitsentgelts vereinbart werden, muss dies ab dem 01.08.2022 bei Vertragsbeginn ebenfalls schriftlich festgehalten werden. Dies kann im Arbeitsvertrag selbst oder in einem zusätzlichen Dokument erfolgen. Dieser Vergütungsbestandteil ist jeweils getrennt von der Grundvergütung anzugeben. Ferner sind Zeitpunkt und Fälligkeit zu nennen. Sollten Sie eine der vorgenannten Leistungen vereinbaren wollen, sprechen Sie uns gerne an.

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